Wenn ein IT-Dienstleister erzählt, dass er sich sein eigenes ERP gebaut hat, denken viele zuerst: typisch Techniker. Lieber selbst basteln als etwas Bewährtes kaufen. Wir verstehen den Reflex. Wir hatten ihn selbst.
Als wir 2025 und 2026 schneller gewachsen sind als je zuvor, wurde klar, dass unsere bisherigen Werkzeuge nicht mehr reichen. Aus zwei Geschäftsführern wurden acht Menschen, aus einem Standort zwei, aus einer überschaubaren Zahl von Kunden ein Portfolio aus IT-Betreuung, Cloud, Softwareentwicklung und KI-Projekten. Unsere Abläufe liefen über mehrere Programme, Tabellen und einiges an Handarbeit. Wir brauchten ein ERP, also ein System, das Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lager, Projekte und Service zusammenführt.
Die naheliegende Antwort wäre gewesen: ein etabliertes System kaufen und einführen. Wir haben uns trotzdem anders entschieden. In diesem Artikel erzählen wir offen, warum, wie wir zu der Entscheidung gekommen sind, was unser ERP heute kann und was wir dabei gelernt haben. Und wir sagen auch ganz klar, warum das für die meisten Unternehmen nicht der richtige Weg ist.
Vorweg, damit keine Missverständnisse entstehen: Unser ERP ist für den eigenen Einsatz gebaut. Wir verkaufen es nicht. Es ist exakt auf die Abläufe eines IT-Dienstleisters zugeschnitten, und zwar auf unsere.
Was ein ERP eigentlich ist
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Auf Deutsch etwa: Planung der Unternehmensressourcen. Gemeint ist das System, in dem die wesentlichen Abläufe eines Unternehmens zusammenlaufen. Wer hat was angefragt, was haben wir angeboten, was wurde bestellt, was ist auf Lager, was wurde geliefert, was ist abgerechnet, was ist bezahlt.
In einem kleinen Betrieb erledigt das oft eine Mischung aus Buchhaltungsprogramm, Warenwirtschaft und Excel. Das funktioniert eine Weile gut. Sobald Unternehmensdaten aber an zu vielen Stellen gepflegt werden, sehen wir bei MintCode AI in Kundenbetrieben immer wieder dieselben Folgen: doppelte Erfassung, Abstimmungsrunden, Fehler bei der Rechnung und die Frage, welche Tabelle eigentlich die richtige ist.
Genau an diesem Punkt waren wir.
Warum Standard-ERP für einen IT-Dienstleister schwierig ist
Viele ERP-Systeme sind für Handel oder Produktion gebaut. Sie kennen Artikel, Lager, Fertigungsaufträge und Lieferscheine. Das Geschäft eines IT-Dienstleisters sieht in wichtigen Punkten anders aus.
Wiederkehrende Leistungen, die sich jeden Monat ändern
Ein großer Teil unseres Umsatzes sind Managed Services und Cloudabos. Wir betreuen Arbeitsplätze, Server, Netzwerke und Sicherheitslösungen und rechnen sie monatlich ab. Das klingt einfach, ist es aber nicht. Die Zahl der betreuten Geräte ändert sich laufend. Ein Kunde stellt drei neue Mitarbeitende ein, ein anderer gibt zwei Laptops zurück, ein dritter bucht eine zusätzliche Sicherheitslösung dazu. Lizenzen von Herstellern laufen mit eigenen Laufzeiten und Preisen. Am Monatsende muss all das richtig auf der Rechnung stehen.
In vielen Systemen heißt das: Jemand gleicht jeden Monat Listen aus verschiedenen Werkzeugen ab und trägt die Zahlen von Hand ein. Jeder Fehler kostet entweder Geld oder Vertrauen.
Projekte und Service im selben Kundenverhältnis
Bei uns hat ein Kunde oft gleichzeitig einen Betreuungsvertrag, ein laufendes Projekt, etwa einen Serverwechsel oder eine Softwareentwicklung, und einzelne Serviceeinsätze. Diese Dinge hängen zusammen. Ein Ticket kann im Vertrag enthalten sein, zu einem Projekt gehören oder einzeln abgerechnet werden. Wenn das System diese Zusammenhänge nicht kennt, landet die Klärung wieder bei einem Menschen.
Hardware mit Preisen, die sich täglich bewegen
Wir beschaffen für unsere Kunden Laptops, Server, Netzwerktechnik und Zubehör. Preise und Verfügbarkeiten bei den Distributoren ändern sich ständig, in Zeiten von Chipmangel und steigenden Speicherpreisen sogar mehrmals pro Woche. Ein Angebot, das vor drei Wochen gestimmt hat, kann heute schon falsch sein. Ohne direkte Anbindung an die Beschaffungsplattformen bedeutet das: Preise nachschlagen, abtippen, hoffen, dass sie noch gelten.
Tickets sind kein Anhang, sondern Kerngeschäft
In vielen Unternehmen ist das Ticketsystem ein separates Werkzeug. Für einen IT-Dienstleister ist es das Herz des Tagesgeschäfts. Tickets führen zu Einsätzen, Einsätze zu Zeiten, Zeiten zu Rechnungen, manchmal auch zu Hardwarebestellungen. Wenn Ticket und ERP getrennt sind, entsteht genau die Lücke, die wir bei unseren Kunden schließen wollen.
Wie wir verglichen haben
Bevor wir uns für den eigenen Weg entschieden haben, haben wir uns die Alternativen ernsthaft angesehen. Dazu gehörten SAP, SAGE und weitere Systeme, die im Mittelstand verbreitet sind, sowie spezialisierte Software für IT-Dienstleister.
Wir haben dabei nicht nach Funktionslisten verglichen, denn auf dem Papier kann fast jedes große ERP fast alles. Wir haben nach fünf Fragen verglichen:
- Passt das System zu unseren Abläufen, oder müssen wir unsere Abläufe an das System anpassen?
- Was kostet es wirklich? Nicht nur die Lizenz, sondern Einführung, Anpassung, Schulung, Betrieb und laufende Änderungen.
- Wie offen ist es? Können wir andere Systeme anbinden, etwa unser Kundenportal, unsere Überwachungswerkzeuge oder Beschaffungsplattformen?
- Wie gut ist es auf KI vorbereitet? Lassen sich Abläufe automatisieren und Daten so nutzen, dass KI sinnvoll helfen kann?
- Wie abhängig machen wir uns? Vom Hersteller, vom Partner, der es einführt, von seinen Preisen und Plänen.
Was wir festgestellt haben
Die großen Systeme sind mächtig, keine Frage. Aber für ein Unternehmen unserer Größe und mit unserem Geschäftsmodell wären sie ein schwerer Anzug gewesen. Viele Funktionen hätten wir nie gebraucht. Andere, die für uns zentral sind, wie die monatliche Abrechnung von Managed Services nach tatsächlich betreuten Geräten, hätten wir aufwendig anpassen oder über Zusatzmodule lösen müssen.
Dazu kamen die Kosten. Bei einem großen ERP machen die Lizenzen oft nur einen Teil der Gesamtkosten aus. Der größere Teil steckt in Einführung, Beratung und Anpassung, und dieser Teil wächst mit jeder Besonderheit des eigenen Geschäfts. Am Ende hätten wir einen erheblichen Betrag investiert und trotzdem einen Teil unserer Abläufe verbogen.
Spezialisierte Software für IT-Dienstleister passte fachlich besser. Hier sahen wir aber andere Grenzen: begrenzte Offenheit für eigene Anbindungen, wenig Spielraum für KI im Kern und eine starke Abhängigkeit von der Produktplanung eines einzelnen Anbieters.
Warum wir uns für den eigenen Weg entschieden haben
Am Ende gab eine einfache Überlegung den Ausschlag. Wir entwickeln jeden Tag Software für unsere Kunden. Wir bauen Web-Apps, die Excel ersetzen, Schnittstellen zwischen Maschinen und ERP-Systemen, Plattformen für ganze Branchen. Wir wissen, wie man Abläufe aufnimmt, in Software übersetzt und betreibt. Und wir kennen unsere eigenen Abläufe besser als jeder externe Berater.
Die Frage war also nicht, ob wir es können, sondern ob es sich lohnt. Unsere Rechnung sah so aus: Für deutlich weniger, als uns Einführung und Anpassung eines großen Standard-ERP gekostet hätten, konnten wir ein ERP bauen, das exakt zu unseren Abläufen passt, offen für alle unsere anderen Systeme ist und KI von Anfang an mitdenkt.
Dazu kam ein zweiter Gedanke, der für uns mindestens genauso wichtig war. Wir empfehlen unseren Kunden ständig, Abläufe zuerst zu verstehen und dann die passende Technik zu wählen. Wir sagen ihnen, dass der Quellcode ihnen gehören sollte, dass Systeme offen sein müssen und dass KI nur auf sauberen Daten funktioniert. Mit unserem eigenen ERP wenden wir genau diese Grundsätze auf uns selbst an. Wenn wir etwas nicht für uns selbst bauen würden, sollten wir es auch niemandem empfehlen.
Was unser ERP kann
Unser ERP bildet die Abläufe eines IT-Dienstleisters von der Anfrage bis zur Zahlung ab. Die wichtigsten Bereiche im Überblick:
MSP-Abrechnung
MSP steht für Managed Service Provider, also einen Dienstleister, der die IT seiner Kunden laufend betreut. Die Abrechnung dieser Leistungen war für uns der wichtigste Grund für ein eigenes System. Unser ERP erfasst die betreuten Geräte, Nutzer und Dienste je Kunde und erstellt daraus die monatlichen Rechnungen. Die Grundlage dafür kommt aus unseren Betreuungswerkzeugen, nicht aus Listen, die jemand von Hand pflegt.
Für unsere Kunden heißt das: Die Rechnung zeigt genau, was im jeweiligen Monat betreut wurde. Kommen Geräte dazu oder fallen weg, ist das sofort sichtbar.
Projektgeschäft
Projekte wie Serverwechsel, Netzwerkumbauten, Softwareentwicklungen oder KI-Einführungen laufen mit Budget, Zeiten, Material und Meilensteinen im selben System. Wir sehen jederzeit, wo ein Projekt steht, was bereits abgerechnet ist und was noch offen ist.
Ticketsystem
Das Ticketsystem ist kein separates Werkzeug, sondern Teil des ERP. Jedes Ticket ist einem Kunden, einem Vertrag oder einem Projekt zugeordnet. Zeiten, Material und Einsätze fließen direkt in die Abrechnung, wenn sie nicht ohnehin im Vertrag enthalten sind.
Lager und Logistik
Hardware, die wir für Kunden beschaffen, durchläuft Wareneingang, Lager und Auslieferung mit Seriennummern. So wissen wir jederzeit, welches Gerät bei welchem Kunden steht, wann es geliefert wurde und wann die Garantie endet.
Anbindung an ITscope und weitere Plattformen
Über ITscope und vergleichbare Plattformen sehen IT-Händler und Dienstleister Preise und Verfügbarkeiten vieler Distributoren an einem Ort. Unser ERP ist direkt daran angebunden. Wenn wir ein Angebot für Hardware erstellen, arbeiten wir mit aktuellen Preisen und sehen, was tatsächlich lieferbar ist. Gerade in Zeiten, in denen Lieferzeiten und Preise ständig schwanken, ist das ein großer Unterschied, für uns und für unsere Kunden.
Angebote, Aufträge, Rechnungen
Natürlich kann unser ERP auch das, was jedes ERP können muss: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen. Der Unterschied liegt darin, dass all diese Dokumente aus denselben Daten entstehen wie Tickets, Projekte und Abrechnung, ohne Medienbruch.
KI von Anfang an mitgedacht
Die meisten ERP-Systeme stammen aus einer Zeit, in der niemand an Sprachmodelle gedacht hat. KI wird dort heute nachträglich angebaut, oft als Chatfenster in der Ecke. Wir hatten den Vorteil, ganz neu anfangen zu können. Deshalb haben wir KI nicht als Zusatz geplant, sondern als Teil der Architektur.
Was das konkret bedeutet:
- Saubere, verbundene Daten. KI kann nur so gut helfen, wie die Daten es zulassen. Weil Tickets, Projekte, Verträge, Lager und Rechnungen in einem System liegen, kann KI-Zusammenhänge erkennen, die sonst über mehrere Programme verteilt wären.
- Anbindung an unsere eigene KI-Plattform. Unser ERP ist mit Nexus verbunden, unserer Plattform für KI und Datenorchestrierung, die bei uns im Haus läuft. Unsere Daten verlassen dabei nicht das Unternehmen.
- Konkrete Anwendungsfälle statt Spielerei. Etwa Tickets vorsortieren und dem richtigen Techniker zuordnen, aus einer Kundenanfrage einen Angebotsentwurf vorbereiten, eingehende Lieferantenrechnungen auslesen oder Fragen zu Verträgen und Kundenhistorie per Chat beantworten.
Und wie bei unseren Kunden gilt auch bei uns: Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Ein Angebot, das KI entworfen hat, geht erst raus, wenn jemand es geprüft hat.
Offen für alles, was dazukommt
Ein Grundsatz war uns bei der Entwicklung besonders wichtig: Das ERP muss offen sein. Es hat eine Schnittstelle, über die andere Systeme Daten lesen und schreiben können, natürlich mit klaren Rechten.
Das zahlt sich bereits aus. Unser neues Kundenportal, über das unsere Kunden Verträge, Angebote und Rechnungen abrufen und digital unterschreiben können, ist direkt mit dem ERP verbunden. Wenn wir eine Rechnung erstellen, erscheint sie im Portal. Wenn ein Kunde ein Angebot unterschreibt, weiß das ERP es sofort. Niemand muss etwas übertragen.
Genauso lassen sich weitere Systeme anbinden: Werkzeuge für Überwachung und Fernwartung, Sicherheitslösungen, die Buchhaltung, künftige Anwendungen, von denen wir heute noch nichts wissen. Ein System, das sich nicht anbinden lässt, wird irgendwann zur Insel. Genau das wollten wir vermeiden.
Was unsere Kunden davon haben
Wir haben das ERP für uns gebaut. Aber die Effekte spüren auch unsere Kunden, und darum ging es uns von Anfang an.
- Nachvollziehbare Rechnungen. Bei Managed Services sieht der Kunde, was im Monat tatsächlich betreut wurde.
- Schnellere und verlässlichere Angebote. Hardwarepreise kommen aktuell von den Distributoren, Lieferzeiten sind realistisch.
- Alles an einem Ort. Über das Kundenportal finden Kunden ihre Unterlagen, ohne in Postfächern zu suchen.
- Weniger Rückfragen. Wenn Ticket, Projekt und Rechnung zusammenhängen, gibt es weniger Missverständnisse darüber, was wozu gehört.
- Mehr Zeit für das Wesentliche. Jede Stunde, die wir nicht mit dem Abgleichen von Listen verbringen, verbringen wir mit der IT unserer Kunden.
Was wir dabei gelernt haben
Ein eigenes ERP zu bauen, war kein Spaziergang. Ein paar Erfahrungen möchten wir ehrlich teilen, weil sie für jedes größere Softwareprojekt gelten, auch bei unseren Kunden.
Die Abläufe sind die eigentliche Arbeit. Die meiste Zeit haben wir nicht mit Programmieren verbracht, sondern mit der Frage, wie unsere Abläufe eigentlich aussehen und wie sie aussehen sollten. Dabei sind uns Dinge aufgefallen, die wir seit Jahren umständlich gemacht haben, ohne es zu merken. Allein diese Klarheit war den Aufwand wert.
Nicht alles auf einmal. Wir haben mit den Bereichen angefangen, die am meisten Zeit kosten, vor allem der MSP-Abrechnung, und dann Schritt für Schritt erweitert. Hätten wir versucht, am ersten Tag alles abzulösen, wären wir vermutlich heute noch nicht fertig.
Die Datenübernahme braucht Zeit. Alte Daten aus mehreren Programmen und Tabellen sauber zu übernehmen, war aufwendiger als gedacht. Das ist bei jeder ERP-Einführung so, egal ob eigenes System oder SAP.
Ein eigenes System ist nie fertig. Mit einem eigenen ERP übernehmen wir die Verantwortung für Weiterentwicklung, Sicherheit und Betrieb. Das ist für uns machbar, weil es unser Handwerk ist. Für die meisten Unternehmen wäre genau das der Haken.
Sollten Sie auch ein eigenes ERP bauen?
Wahrscheinlich nicht. Und das sagen wir als Softwareentwickler, der mit solchen Projekten Geld verdienen könnte.
Nach Einschätzung von MintCode ist für die meisten Unternehmen ein bewährtes Standard-ERP die bessere Wahl, vor allem wenn ihr Geschäft gut zu dem passt, wofür das System gebaut wurde. Ein eigenes ERP bedeutet dauerhafte Verantwortung für Weiterentwicklung, Sicherheit und Betrieb. Wer keine eigene Softwarekompetenz hat oder dauerhaft einkaufen will, sollte gut überlegen.
Es gibt aber Situationen, in denen sich der genauere Blick lohnt:
- Ihr Geschäftsmodell passt nicht in die Standardschablone. Wenn wesentliche Teile Ihres Geschäfts in jedem verfügbaren System nur über Umwege abbildbar sind.
- Neben dem ERP ist eine zweite Welt entstanden. Wenn wichtige Abläufe in Excel, auf Papier oder in Einzellösungen laufen, weil das ERP sie nicht kann.
- Ihr Prozess ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Wenn Sie etwas anders und besser machen als andere und Standardsoftware Sie zwingen würde, es wie alle zu machen.
- Sie haben Zugang zu Entwicklungskompetenz. Intern oder über einen Partner, der langfristig bleibt.
Einen Mittelweg empfiehlt MintCode bei Kunden häufig: das bestehende ERP behalten und die Lücken drumherum gezielt mit eigener Software schließen. Eine Web-App für den Ablauf, den das ERP nicht kann. Eine Schnittstelle, damit Daten nicht mehr abgetippt werden. Eine Automatisierung, die Belege ausliest. Das ist meist schneller, günstiger und risikärmer als ein kompletter Wechsel.
Unsere Make-or-Buy-Checkliste
Wenn Sie vor einer ähnlichen Entscheidung stehen, helfen diese Fragen:
- Welche drei Abläufe kosten heute am meisten Zeit, und warum?
- Kann ein Standardsystem diese Abläufe ohne größere Anpassungen abbilden?
- Was kostet ein Standardsystem über fünf Jahre, inklusive Einführung, Anpassung, Schulung und Betrieb?
- Was kostet die Alternative über fünf Jahre, inklusive Weiterentwicklung und Betrieb?
- Wie offen muss das System sein, welche anderen Systeme müssen angebunden werden?
- Welche Rolle soll KI in den nächsten Jahren spielen?
- Wer betreut das System in fünf Jahren noch?
Was als Nächstes kommt
Unser ERP ist im Oktober 2026 in Betrieb gegangen und wächst seitdem mit uns. Als Nächstes stehen weitere KI-Anwendungsfälle auf dem Plan und der Ausbau der Anbindungen an unsere Werkzeuge für Betreuung und Sicherheit. Und das Kundenportal, das auf dem ERP aufsetzt, bekommt Schritt für Schritt neue Funktionen.
Wir werden hier regelmäßig berichten, was funktioniert und was nicht. Denn genau das ist der Punkt: Wir erzählen unseren Kunden nicht nur, wie Digitalisierung geht. Wir machen sie selbst.
